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ＮＭＲ Ｗｉｎ Ｎｅｗｓ!!　　　　　　　２回発行/月　　　2008.7.5　　　Vol.47　　　　　　
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　梅雨ではあるものの、今年の梅雨も例年のごとく雨が少ない気がします。そろそろ今年の夏も本格的となってきて、蒸し暑い日が続き、エアコンが必要な暑さになってきました。
寝る前にエアコンをつけ放しで寝てしまって夏風邪などを引かないように体調管理には十分お気をつけてください。
また、日中は、日差しがきつく、熱中症になる方も多いようですので、日差し対策なども配慮ください。
毎年、暑さ対策が、ますます大変になってきているような気がします。

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全6回シリーズ　『達人に聞いたプレゼンテーションスキル』

第5回　【話す技術】　説明は一五分以内にまとめる　
　　　　　　　　　　　雑談の話題でさえも事前に練る

「当たり前のことだが、相手の話を聞き、うそをつかずに誠実に対応するだけ」と、日本IBMの大木武嗣・金融サービス・マネジメントカード第一システム部長はさらりと言ってのける。
大木氏は饒舌ではなく、言葉を選んで話すタイプ。人懐こい笑顔が印象的だ。
四三歳にして、消費者金融カードシステムのプロジェクトマネージャー。五〇人近い部下の他、委託会社のSE(システムエンジニア)を束ねる。顧客である金融会社のシステム部門の担当者にとどまらず、経営陣に直接、説明することもある。顧客にとっての最大の関心事はコストと納期。大木氏にとっても、なぜそれだけの時間とヒトが必要なのかを明確に説明することが最大のミッションだ。
それだけに、経営陣とのミーティングを前に、信頼関係を築く必要がある。挨拶後のショートトーク(雑談)にも工夫を凝らす。
「最近、金融業界ではこういうことが起こっていますが、御社ではどのように対応されていますか」
自分が顧客の業界のことを知っている、もしくはそれに強い関心を持っていることをアピールできる質問を事前に練っていく。
「あまりに的外れな質問をすると、わかっていないヤツとは仕事をしたくないと、顧客に不信感を抱かせてしまう。そのための下調べ準備は欠かせない」
顧客の経営陣とのミーティングにおいて、大木氏は説明は一五分以内に収めている。忙しい経営陣には、要点のみの説明の方が好まれるからだ。
パワーポイントの資料を持って行くことも多いが、プリントアウトして配ることはせず、プロジェクターで映し出すようにしている。「紙を読むことに集中し、話し手の方に顔を向けてもらえないから」と、大木氏は言う。
最後に紙を配るにしても、要点のみを二〜三枚にするなど、必要最小限にとどめる。「パワーポイントで説明しなかった資料があると、相手に説明不足の印象を与えかねないため」だ。
じつは、かばんの中には分厚い資料がある。話の流れや相手の関心次第では別の資料も出せるよう、三種類以上用意している。説明はシンプルながら、どんな質問にも答えられるよう、周到な準備をしていくのだ。

事前の過去の実績を調べ、具体的な見通しを示す

プロジェクトがスタートしてからも、顧客からコストの引き下げや納期を早めるよう、要求されることも少なくない。この場合、相手の言うことを聞きながらそれに対する代案を出し、相手に選んでもらうように工夫している。
「ここでコストを下げると、この部分のテストをお客様の方でして頂くことになりますが、その態勢ではできますか」
ここで顧客は、自前のSEを使いコストを下げるか、コストをかけてでもリスクを回避するかを選択することになる。
「あいまいな回答は誤解のもとになる」と、大木氏は必ず事前に社内のデータベースに当たり、この規模のプロジェクトなら、日数や人手がどれだけかかるかを調べていく。少しでも具体的に提案できるようにするためだ。

相手が経営陣ではなく、現場の担当者の場合は、なおのこと、この具体性がものをいう。相手にとっても、上司に報告しやすいような情報が必要だからだ。
「情報はできるだけオープンにする。手の内を見せることで、顧客にも、コストアップは仕方がないと納得してもらえる。隠し事やうそが一番いけない」
このような態度がさらなる信頼を勝ち取っていくのだ。

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本シリーズは、｢プレゼンテーションスキル｣を対象にしたテーマですが、この
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　今年のホーナス商戦は、石油の高騰、輸入食品の高騰などの物価高騰の影響を受けて、やや冷え込み傾向が強いようです。
また、このような物価高騰によって消費動向も大きく変化しており、これまでの消費傾向から消費びかえ、そして買いびかえが顕著になっています。
このような状況が続くと、各企業とも、何か新たな手立てが必要になってきます、
さて、今月は、シリーズで連載さてきたプレゼンテーションスキルの最終回です。
是非、この厳しいビジネス環境下でのビジネスチャンスをつかむきっかけにしてただければと願っています。

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全6回シリーズ　『達人に聞いたプレゼンテーションスキル』

最終回　【話す技術】　要点を絞り、正直に話す機会をつくり、練習を重ねる

「話す技術」について、プラップジャパンで副社長を務める杉田敏氏に伺った。杉田氏は、オハイオ州立大学院を卒業後、「シンシナチ・ポスト」記者、日本ゼネラルエレクトリック副社長などを経て、現職で活躍されていいる。87年からNHKラジオ「ビジネス英会話」講師も務めておられる。

ビジネスパーソンからよく、「欧米の経営者や政治家は人前で話したり、プレゼンテーションしたりするのがうまいのはなぜか」という質問を受ける。答えは簡単。彼らは練習を積んでいるからだ。
米国では経営者や政治家、スポーツ選手など人前で話したり、メディアのインタビューを受けたりする機会の多い人たちは、必ずといっていいほど専門家からトレーニングを受け、事前に練習をしている。米国にはこうしたプレゼンテーショントレーニング、メディアトレーニングを専門とする会社が大手だけで数社あり、それぞれ年に一〇〇〇件以上の訓練を実施している。

日本の経営者の間でも近年、こうしたニーズが急激に増えており、私どもの会社でも年間二〇〇件ほどのトレーニング実績がある。日本企業からの要望として多いのは、新社長就任会見、不祥事や事故が起こった際の緊急会見、新製品発表の三つ。当社の専用スタジオで丸一日かけて、メディアによるインタビューや記者会見のシミュレーションを行う。私たちが最も気をつけているのは「教える」のではなく、「気付かせる」こと。大企業のトップともなれば、こちらが「教える」という姿勢では、なかなか受け入れてくれない。
実際に模擬インタビューや記者会見、あるいは即席のスピーチをしてもらい、それをビデオに撮って、一緒に見ながら自分で気付いた点について述べてもらう。すると、「ずいぶん早口だな」「目線が動いて、注意散漫な印象だ」など、普段は気付かない自分の欠点を自覚される。

話のポイントは多くても三つまで

トップにまで上り詰めたビジネスパーソンは概して表現力が豊かで、頭の回転が速いので、考えていることをどんどんしゃべってしまう傾向が強い。
だが、あまりにもポイントが多いと、話の内容が相手の頭に入らない。だからトレーニングの際には、「ポイントは三つまでに絞ってください」と申し上げている。すると、「実際のビジネスの現場では言うべきことはたくさんある。三つに絞るなんて無理だ」と反論する人もいる。
しかし、コミュニケーションの目的は、自分のメッセージを相手に正しく伝えて、理解してもらい、最終的には何らかのアクションを起こしてもらうことにあるはずだ。たとえ一時間かけて社長訓話を行っても社員の行動や考えになんの変化も生じなければ、その一時間はまったく意味のないものになってしまうのだ。
われわれのような会社におカネを払ってトレーニングを受けることができない人は、どうすればいいか。最も効果的なのは、人前で話す機会を自分でつくって、失敗を重ねることだ。仲間を数人集めて話すとか、セミナーや講演会に出たら必ず質問するなど、人前で話す機会はいくらでもつくることができる。
そして、自分が話した後は感想を周りの人に聞いてみるといい。耳の痛い指摘を受けるかもしれないが、それを素直に受け入れて改善していけば、きっとうまくなるはずだ。何事も練習、また練習である。
日本人には本音と建前を使い分ける人がいるが、あまりこれをやり過ぎると相手にメッセージがうまく伝わらなかったり、誤解を招いたりするもとになる。
不祥事や事故が起こった際に本音と建前を使い分けるような記者会見をして、後から大変なことになった会社もある。そうした事態を避けるためにも、トップ自らが正直なコミュニケーションを心掛けることをお勧めする。裏表のないメッセージの方が相手に正しく伝わりやすいのだ。

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本シリーズは、｢プレゼンテーションスキル｣を対象にしたテーマですが、この
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