株式会社NMR流通総研は、マーケティングと組織活性化の経営コンサルティング支援を通じて企業活力の向上を推進しています。

業務効率化とは
仕事を進めるプロセスから、ムラがあること、ムダがあること、そして、それがムリにつながっているということを洗い出して、それを省き、効率的な業務体系(業務フロー)を構築(仕事の見える化)することで、非効率な業務を改善するということです。
業務効率化を進めるにあたっては、現状の仕事やその流れを整理して、ムラ、ムダ、ムリを省いて効率的な仕事の流れをつくった後、ITツールの導入やRPAによる自動化などによって、さらに効率化を進めていくものです。最近では、社外へのアウトソーシングなども業務効率化のひとつになっています。

業務標準化とは
業務標準化とは、社員が最適な手順で業務に取り組める、または進めることができるように業務の流れを決めて、設定したルールに沿った業務を実施することをいいます。

業務効率化のメリット
・時間的なコストの削減ができる
・従業員のモチベーション向上につながる
・新しいビジネス展開をしやすくなる

業務効率化の進め方

1.現状の業務内容を把握する
業務の棚卸しを行います。担当部署･担当者、仕事にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめます。

2.問題点を洗い出す
他の従業員が重複して行っている作業や同じような作業が数回発生するなど、工程に｢ムダ｣が潜んでいることなど、また、担当者以外にできない業務がある場合は、属人的な業務ですので問題点として捉えておきます。その他にも時間がかかりすぎている業務なども洗い出します。

3.スケジュールを立てる
改善すべき作業や業務がつかめれば、上記の問題点などを省いたり、効率的に進めることができる方法などを検討します。作業工程を見直したり、作業を行う順番を変更するだけでも工数を大幅に削減できることがあります。業務効率化にいつから取り組むのかなど、実現に向けてスケジュールを立てます。

4.業務改善策の実施
スケジュールに沿って業務改善対策を実施します。

5.業務効率が改善されたかを検証
業務改善を実施した後に効果検証を行い、PDCAで運用していくことが重要です。これによって更なる業務効率化の推進につながります。
　

1.現状把握
現状把握では、最初のステップとして業務の定量化を行います。
・工数(業務実施にかかる時間や業務量)
・頻度(業務の発生頻度)
・難易度(業務に必要なスキルの難易度)などの指標に基づいて業務の現状を把握します。

2.問題点の洗い出し
現状把握をした後には業務の問題点を洗い出します。
業務負荷の分析、属人的な業務の分析等で、業務を標準化する上での問題点を見つけます。

3.改善計画の作成
業務のムリ・ムダ・ムラを排除して、基本的な業務体系や業務フローをまとめます。

4.業務マニュアル作成
業務マニュアルで、業務フローを標準化させます。
その後、IT化を図ることで、業務の自動化などによる、さらなる効率化を図ることもできます。
　

マニュアルの作り方には3つのポイントがあります。下記の3つのポイントを踏まえて作ったて行くことが大切です。

1.マインド的要素
・仕事･業務の目的
・仕事･業務の必要性と重要性
・社内での役割･位置づけ　など

2.スキル的要素
・業界の動向
・業務知識
・業務に必要な技能･技術　など

3.業務手順的要素
・業務フロー
・業務手順
・留意事項　など

この3点を踏まえてマニュアルを作ることで、マニュアルを導入する目標が達成できます！